Depuis mai 2018 et en collaboration avec le service DPO, les « correspondants RGPD » de la DGAS ont entrepris un travail de titans… Sabine Hosselet et Vladimir Jerebkov n’ont de cesse d’aider les services d’action sociale à se mettre en conformité. Et avec une expertise certaine du tri, du classement ou de la destruction de plusieurs milliers de dossiers, ils ont aiguisé une méthodologie à toute épreuve !
Le duo de choc s’est ainsi dernièrement rendu à l’IMP de La Louvière, pour en faire profiter les collègues sur place. « Le grenier abritait toutes les archives depuis… toujours ! » explique Sabine Hosselet « À la demande des pompiers, il fallait faire place nette. On a pris conscience de la masse de documents à trier et surtout à jeter mais avec les deux étages à monter et descendre avec toutes ses caisses, il fallait rapidement trouver une solution ». Qu’à cela ne tienne, avec l’aide de Steven Derese, archiviste en chef de la Province, ils ont élaboré un modus operandii peu conventionnel… mais tout à fait efficace. « Il y a une fenêtre dans le grenier et une place de stationnement juste à côté du bâtiment, en vue directe depuis cette fenêtre… L’IMP a donc fait venir un container et nous avons tout simplement envoyé 20 m3 d’archives du haut du grenier, deux étages plus bas! » explique Sabine.
Des dossiers plus que centenaires...
« Nous sommes tombés sur des dossiers d’agents nés en 1920, c’est dire si les documents étaient vieux… ». Pour réaliser cette mission, ils ont reçu l’aide précieuse de toute l’équipe de Carole Baulin, cheffe du bureau administratif, nouvellement venue depuis seulement quelques semaines à l’IMP. « Au début, ça nous faisait un peu peur, vu la masse de documents mais on s’y est tous mis dans la bonne humeur, en combinaison Covid, et c’était vraiment chouette. En 5h : c’était plié ! » témoigne-t-elle « Notre équipe de 7 personnes et Mme Lecomte - notre coordinatrice générale – avons eu le plaisir de rencontrer nos collègues de la DGAS dans ces circonstances et ça s’est super bien passé. M. Derese nous disait ce qu’on devait garder, trier, détruire, jeter,… Un vrai travail de fourmis ! ».
L’équipe du jour a d’ailleurs été immortalisée par une autre collègue, Vanessa Bongiorno, notamment pour la postérité dans le container-même (voir notre photo) « Désormais, un membre du personnel de l’administration a repris l’archivage en repartant sur de bonnes bases, avec un nouveau système d’étiquetage et de conservation » conclut Carole. Et c’est bien connu, faire place nette permet de se dégager aussi l’esprit, alors, pourquoi s’en priver ?