Les papiers s’accumulent, nous envahissent, prennent tout l’espace mais comment s’en débarrasser dans les règles ? Le 4 octobre, une grande opération de tri est organisée sur le site du Delta. Profitons de l’été pour nous y préparer !

Il y a plein de bonnes raisons de se débarrasser des documents papier qui encombrent nos bureaux, cette accumulation n’est pas souhaitable mais s’explique parfois par des hésitations sur la durée de vies des documents, par exemple. Le projet « Balance ta paperasse », initié par la Direction générale et par l’archiviste de la Province, Steven Derèse, va plus loin qu’un simple nettoyage de rentrée !

« On s’inscrit dans une nouvelle politique de gestion documentaire », explique Steven Derèse. « C’est la première étape d’un plus long processus. Cette opération s’attaque uniquement aux documents papier et commence, symboliquement, par le Delta. Ensuite, le projet sera étendu au reste de la Province. »

Comme on ne se débarrasse pas de documents qui peuvent contenir des données personnelles n’importe comment, Steven nous accompagnera dans nos démarches.

Titulaire d’un master en archives classiques et d’une année complémentaire en archives numériques, il a rejoint la Province il y a quelques années parce que, nous avait-il raconté, il avait très vite compris que, pour un historien, l’archivage était un métier d’avenir. Si l’opération prévue pour le 4 octobre concerne le papier, Steven sait que l’archivage numérique représente un autre colosse auquel il faudra s’attaquer.

D’ici là, il peut nous aider dans l’univers du classement, nous guider sur quels documents conserver, comment, combien de temps et sur quels supports. Un grand principe : l’archivage se fait toujours du général au particulier ; et un conseil : ne pas hésiter à trier nos documents de travail de manière ponctuelle à l’aide du tableau de tri provincial (disponible sur la page « Archivage » de l’intranet) avant d’être noyé sous une tonne de documents.

Ainsi, une facture ayant dépassé sa durée de vie de cinq ans peut filer au recyclage alors que des documents contenant des décisions prises par une autorité provinciale (ex :  PV du Conseil et du Collège) doivent être conservés à vie, de manière à protéger juridiquement nos intérêts. De plus, les documents doivent être entreposés en sécurité, voire mis sous clé s’ils contiennent des données sensibles, notamment des données médicales, juridiques ou contenant des informations propres à l’orientation sexuelle, syndicale ou religieuse.

Guide des bonnes pratiques d'archivage

Depuis son entrée en fonction en janvier 2019, Steven a analysé les outils de travail ainsi que les pratiques documentaires provinciales en rencontrant les différentes institutions provinciales de manière à cibler les forces et faiblesses du système en place.

Tout en s’efforçant de répondre aux exigences de l’archivage et aux besoins propres aux différents services, il a conçu un « tableau de tri » didactique pour aider chacun à savoir clairement ce qui doit être jeté ou gardé : il sera bien utile pour « balance ta paperasse ».  « J’ai identifié pour tous les services les documents utilisés et expliqué comment et pourquoi ils doivent être conservés, que faire le délai passé et comment s’en débarrasser en respectant les procédures ». Un travail colossal.

Autre outil réalisé par l’archiviste, un « guide des bonnes pratiques d’archivage » a été transmis à tous les services provinciaux. Cet outil brosse les grandes lignes d’une politique de tri de documents.

Tout au long de l’été, ces outils pourront être utilisés pour identifier les documents de travail, déterminer s’ils doivent conservés ou jetés, identifier ceux qui doivent être éliminés. Le service des Archives se chargera de tout vérifier et de réaliser un bordereau d’élimination. Ce travail en amont est primordial pour le bon déroulement de la journée « Balance ta paperasse ».

Le 4 octobre, quand ces devoirs de vacances seront finis,  la journée « Balance ta paperasse » permettra de faire place nette. Au programme un petit-déjeuner pour donner des forces à tous les participants et un concours ! On vous en dira plus le moment venu. D’ici là, Steven Derèse, responsable de la cellule Archives, est à votre disposition pour vous fournir tous les éléments indispensables au tri. Quant aux questions propres à l’aspect organisationnel de la journée, Anais Fanara est également à votre disposition.

steven.derese@hainaut.be  ou 065/38.46.91

anais.fanara@hainaut.be   ou 065/38.24.01